Universitas di Inggris Raya dan di seluruh dunia sedang menyesuaikan diri dengan perubahan demografi, teknologi informasi, masyarakat, dan, tentu saja, pandemi virus Corona. Menurut saya, sektor perguruan tinggi sedang menghadapi masa-masa yang paling menantang. Organisasi akademis berjuang untuk mempertahankan, apalagi meningkatkan, efisiensi, efektivitas, dan kinerja ekonominya.
Dalam pengalaman saya sebagai konsultan desain organisasi, saya menemukan banyak pendekatan untuk meningkatkan kinerja, seperti tim lean scrum dan desain ulang proses. Teknik-teknik ini bisa berhasil dan menghasilkan serangkaian perbaikan kecil secara bertahap dalam jangka waktu yang lama. Namun, ada situasi yang dihadapi banyak universitas saat ini yang memerlukan peningkatan produktivitas yang substansial dan pengurangan biaya yang cukup besar dalam waktu berminggu-minggu. Pertanyaannya adalah apa yang perlu diubah untuk memungkinkannya? Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda harus melihat dengan cermat desain organisasi Anda.
Bentuk organisasi di perguruan tinggi tidak mengikuti perubahan yang mereka hadapi. Struktur mereka membuat mereka lamban untuk beradaptasi. Sebagian besar organisasi ini berkonsentrasi pada otonomi, konstruksi tata kelola, dan posisi manajemen. Para pemimpin kurang memperhatikan prospek perubahan struktur organisasi, namun hal ini berdampak besar pada efisiensi, efektivitas dan kinerja pendidikan dan ekonomi.
Cara terbaik untuk menghasilkan peningkatan substansial dalam kinerja universitas secara keseluruhan yang tidak membutuhkan waktu bertahun-tahun adalah melalui mendesain ulang organisasi. Namun, metode desain organisasi saat ini mengikuti kebutuhan organisasi saat ini. Organisasi berjuang untuk memahami di mana mereka berada, apalagi mewujudkan rencana dan aspirasi mereka untuk masa depan. Para pemimpin menganggap desain organisasi sebagai proses memindahkan orang-orang di PowerPoint, staf tidak yakin tentang peran mereka di universitas dan bentuk teori yang tidak koheren karena tidak mungkin untuk mengumpulkan semua komponen yang membentuk sebuah organisasi.
Sebuah organisasi membutuhkan visi, alasan keberadaan. Sebuah visi membutuhkan tujuan dan sasaran agar kita tahu kapan itu telah terwujud. Tujuan dan sasaran hanya dapat dicapai dengan strategi yang koheren. Dan strategi hanya dapat berhasil jika kebutuhannya dipenuhi oleh struktur. Setiap peran dalam struktur itu harus diselaraskan dengan proses, aktivitas, dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir. Tujuan sebenarnya dari desain organisasi adalah untuk memastikan bahwa semua elemen ini selaras dengan benar.
Di sepanjang jalan, ada kendala umum yang harus dihindari. Yang pertama adalah terlalu banyak membaca bagan organisasi. Saat melakukan desain organisasi, orang sering terpaku pada posisi duduk mereka dibandingkan dengan orang di puncak. Seolah-olah obsesi akan keunggulan dan kekuasaan lebih penting daripada apa yang perlu dilakukan. Dan ini dapat mengarah pada perancangan seputar kepribadian daripada tujuan akhir.
Kedua, bersiaplah untuk menantang para pembangun kerajaan, yang pekerjaannya hanya diperluas agar sesuai dengan sumber daya yang tersedia, daripada sumber daya yang disesuaikan dengan pekerjaan yang diperlukan. Memiliki banyak orang yang melapor kepada Anda sering dianggap mewakili kepentingan dan signifikansi. Tetapi desain organisasi yang baik melihat lebih dari sekadar lapisan dan rentang untuk memeriksa apa yang ada di dalam kotak: tujuan, akuntabilitas, kompetensi, proyek, risiko yang dikelola, dan klien yang dilayani. Dengan kata lain, lihat sistemnya. Jika konten pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan tujuan akhir, bersiaplah untuk mengurangi.
Ketiga, desain organisasi tidak hanya melapor kepada siapa. Jumlah dan lokasi posisi manajerial pada akhirnya menentukan bagaimana dan di mana akuntabilitas akan diukur, jadi dalam hal ini, struktur pelaporan merupakan elemen desain yang penting. Lebih penting lagi, ini adalah tentang apa yang harus dilakukan setiap peran dan bagaimana keputusan dibuat. Ini tentang kegiatan yang perlu dilakukan, kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan hal-hal ini dan mengembangkan tenaga kerja dengan seperangkat keterampilan yang tepat untuk setiap peran. Bukan di mana kotak itu berada, tetapi isi kotak yang diperhitungkan.
Berikut adalah beberapa pelajaran penting yang didapat saat melakukan perancangan ulang organisasi:
• Perubahan hanya pada tingkat tinggi bukanlah solusinya.
• Berfokus hanya untuk membuat para penguasa politik senang pada akhirnya akan menghasilkan kekecewaan.
• Semua perubahan, besar dan kecil, dapat memiliki konsekuensi yang tidak terduga.
Merancang organisasi perguruan tinggi atau universitas perlu dilakukan dalam dua tahap:
• Fase ‘Giga’, yang menetapkan visi dan strategi serta tujuan tingkat tinggi, dan kemudian memeriksa opsi struktural dan proses ringkasan.
• Fase ‘Nano’, yang menganalisis dan merancang tujuan, proses, aktivitas, kompetensi, tanggung jawab, dan kemudian menyesuaikan jumlah karyawan dengan tepat.
Cara Anda memandang dunia adalah cara Anda memahaminya. Jika Anda tidak dapat melihat sesuatu, itu membuatnya lebih sulit untuk dipahami. Dalam konteks data organisasi, analitik dan visualisasi, tidak dapat melihat tautan dan koneksi dari sistem perusahaan berarti banyak detail yang dikaburkan dan hilang. Jadi universitas dan perguruan tinggi membutuhkan cara baru untuk melihat diri mereka sendiri. Mereka harus memiliki kemampuan untuk menghubungkan strategi ke sistem dan dengan orang, aktivitas, proses, dan biaya. Begitu koneksi ini menjadi terlihat, seseorang dapat menjelajahi dan memahami mereka dan interaksinya. Memvisualisasikan sistem dan struktur Anda akan memungkinkan Anda untuk melakukan observasi dan menarik kesimpulan tentang kesesuaiannya. Dan jalan untuk restrukturisasi dan perubahan menjadi jelas.
Ada hal yang ingin anda tanyakan? Jangan ragu, silahkan hubungi kami. Konsultasi dengan kami gratis.
Email: info@konsultanpendidikan.com
